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企業ERP成功有標準答案嗎?

ERP成功與否沒有標準答案


  要分析ERP實施的關鍵成功因素,首先要界定“成功”的標準,怎樣才算“成功”。一般而言,企業在實施ERP項目之前,通常會對ERP有基本的期望或目標,即ERP在將來要給企業解決什么問題、達到什么效果、取得什么效益。然而,在實際工作中,很多企業在實施ERP時缺少調研論證,無目標、無規劃、無策略,或雖有目標但很籠統,定性多、定量少,而且沒有提前設置好目標達成的評價方法,很難說清怎樣才算實施成功。


  在ERP選型階段,企業肯定希望把廠家宣傳的效益效果寫進合同,當作項目驗收和付款的條件,以此轉移和規避風險。但事實上很少有供應商敢這樣做,因為項目具有獨特性,影響一個公司ERP實施效果的因素太多,很多因素不是軟件供應商一方所能控制和決定的。為什么“成功”的標準難以界定呢?

1.企業環境復雜多變,管理沒有標準答案


  德魯克精辟地闡述了管理的本質:“管理是一種實踐,其本質不在于知,而在于行;其驗證不在于邏輯,而在于成就。”企業的基礎和環境不同,管理的理念和方法各異,我們常說管理講究具體的場景,具體問題具體分析,仁者見仁、智者見智。


  制造型企業生產組織方式多樣,管理特點各異。不同行業、不同類型的制造型企業的業務特點、管理模式、信息化建設的重點、難點和需求都是不同的。ERP作為一種管理思想和工具,在不同的企業實施和應用后可能會有不同的結果。即便是同一款軟件由同一團隊實施在不同的企業也不會有完全相同的結果。因此,有人認為用了ERP,企業管理水平就能立即上個臺階,這種理想化的認知忽略了ERP與企業環境之間的復雜關系。


2.每個軟件都有自己的特點和局限性


  ERP軟件良莠不齊,它們在系統架構、市場定位、功能特色等方面都存在差異。比如市場定位,有的是針對大型集團企業,有的是針對中小型企業,如果企業選擇了不適合自己企業規模和發展階段的ERP軟件,無疑會影響ERP的運用效果。雖然都叫ERP,但功能有強有弱,適用領域有寬有窄。比如用友、金蝶從財務領域發展起來的,SAP從生產制造領域起家,IFS從設備資產管理領域起步,它們都有自己的特色和優勢。因此,ERP軟件本身的差異,直接影響到ERP的實施成功率。


3.人的因素變數最大


  ERP項目不是交鑰匙工程,而是一個復雜的知識轉移的過程。我們經常看到,一個優秀的顧問同時負責幾個項目,而且都能實施成功,而有的顧問卻把一個很好的軟件在很好的客戶那里實施失敗。這里面有個人工作態度、技術水平、行業經驗、項目把控能力等方面的原因,也可能是關鍵人員變動或流失,供應商和客戶溝通配合等方面出了問題。甲乙雙方就如結婚過日子的兩口子,彼此的價值觀、生活習慣和合作態度等都直接影響生活的幸福指數。因此,人的因素會造成項目實施效果不同,其實ERP應用的成敗歸根到底就是“人”。


綜合評估ERP項目效果


  那么如何判定一個ERP項目是否成功?


  首先可從客戶評價的角度來看。客戶不滿意,不能說ERP成功。客戶評價包含企業和個人兩個維度,分別來自企業需求和個人需求兩方面。企業需求歸根到底是企業要實現什么目標、解決什么問題和避免什么風險。個人需求比如產品的應用體驗,對廠商和顧問的印象和感覺,個人從中受益還是受影響等諸多方面。個人評價主觀性強、隨意性大,一個企業里的不同人員,由于其所處立場和角度,以及自身對ERP理解和認知的不同,對ERP成功與否會有不同的評價和感受,有時甚至大相徑庭。


  其次是從專業機構評估的角度來看。國外的MRPⅡABCD級評價標準已不太適用當今ERP實施成功的評價。引入獨立的項目監理和第三方評估機構,對項目實施全過程進行全面、全過程和動態的監控和管理,彌補了企業評價指標單一,評價方式不科學,評價人員不專業的缺陷。


  第三,從項目驗收付款的角度來看。ERP作為一個項目,必須在目標、范圍、質量、成本、時間幾個要素的約束和平衡下開展工作。從項目管理的角度來評判ERP項目的成敗,比如合同履行完畢,雙方權利義務得到實現,項目驗收交付等。通常的做法,項目雙方會把系統上線運行并且成功月結作為項目完工驗收的標志。事實上,項目驗收并不等于項目真的實施成功,有時可能是軟件供應商獲得了客戶主要領導的認可從而力排眾議,或者出于雙方戰略合作方面的考慮,以及人際關系處理得好,客戶做出的妥協和讓步等等,這另當別論。但正常情況下,項目驗收付款、合同正常履約完畢表明雙方對項目成果基本是認可的。


  第四,從用戶使用的角度來看。ERP系統實施的成功與否用戶最有發言權,只有大多數用戶在使用較長一段時間后才有相對客觀的評價。比如,選購的系統是否已全部運行起來,企業高層經理是否運用系統提供的信息進行管理和決策。財務和業務是否同步生成,賬實是否相符,數據是否正確,員工是否相信系統、使用系統,企業是否有人在管理和維護系統,是否建立了系統要求的工作準則與業務流程,并在嚴格執行和持續優化。這些都是從使用者的角度去評判系統實施的成敗。


  眾所周知,MRP是ERP的核心,如果計劃排程、生產及成本管理層面沒有正常運行,僅僅停留在財務和進銷存層面,無疑這個ERP是不完整的,更不能說它是實施成功的。


  第五,從效益的角度來看。由于經驗曲線的作用,ERP效益很少是系統上線就能立即顯現出來,必須要穩定運行和熟練使用一段時間后,ERP產生的各種效益才會逐步顯現。效益評價是對比先期設定的效益目標做出的,具體效益目標可以對比同行業先進企業,根據目標管理的SMART原則制定。效益有無形和有形之分,有形效益容易度量,而無形效益更多在于感知。


  另外,還要注意企業投入了多少人、財、物等成本可以很容易地計算,但而取得的收益很難說是單純由實施ERP系統帶來的,有些效益是業務帶來的,有些是管理帶來的,有些是長期戰略性的紅利。


  值得關注的是,ERP成功的標準和定義并不是一成不變的。隨著社會、經濟和信息技術的不斷發展,人們對企業管理與信息化認知程度的逐步提高,ERP成功的外延和內涵都在發生變化。


ERP成效不佳的原因


  ERP項目本身是一個復雜的系統工程,涉及環節多,實施周期長,對企業的資金實力、技術力量及人員素質有著較高的要求。商貿流通和服務業沒有生產制造,信息化的范圍主要是財務和進銷存管理。而制造型企業要比流通和服務業復雜得多,它的工藝管理、計劃和生產控制等有一定門檻和學習難度。在當今ERP普及化的時代,應用ERP的企業很多,但應用的深度和廣度卻十分不同,生產制造方面應用成功的是少之又少。制造業信息化為何難實施、更難成功呢?


1.ERP軟件本身不成熟


  現代企業車間動態變化且復雜,面對可視化排程、緊急插單、車間實時跟蹤和精細化管控等需求,市面上很多的ERP軟件表現往往力不從心,標準化功能有余行業化應用不足,導致ERP的應用效益不能充分發揮。很多時候,企業想用ERP管理,但考察下來發現能夠真正滿足企業復雜的生產需求的很少,繼而選擇暫停或放棄。究其原因,生產制造模式多樣、需求繁復,需要進行大量的行業化研究開發,這勢必要求ERP廠家投入大量資金和人力,而做到這一點并不容易。


2.制造業本身復雜


  制造型企業物料品種多,產品結構復雜,隨著市場和客戶需求的變化,計劃、采購和生產模式也都隨之不斷變化,需要考慮的因素多,不可控的因素更多。因此,ERP在制造業的資金投入大、實施難度高,效果還不一定明顯。相比流通和服務業,通常是短平快、易實施、好交付的項目,制造業的ERP實施成功著實不易。


3.ERP對基礎管理要求高


  ERP成功運行需要準確及時的基礎數據,如準確的BOM和庫存數據,工時定額數據,工藝路線數據,加工質量以及機臺數據的采集,這些都來自于良好的現場管理秩序和扎實的基礎管理,也是ERP對制造型企業的基本要求。而習慣粗放式管理的中小型制造企業,整頓和規范管理并非一日之功。


4.員工素質難支撐


  工廠工作環境差,工資待遇低,工作時間長,員工文化素質有限,對ERP往往持排斥心態。員工素質跟不上,信息化意識淡漠,人員流動性強,是很多工廠實施ERP遇到的現實問題。


5.企業無錢難辦事


  中國大部分的制造企業處于產業鏈的低端,或者加工組裝零部件為大廠做配套,或者沒有自主知識產權,為品牌商做代工,利潤低、效益差。這幾年原材料及人工成本增長過快,企業經營更加艱難,更沒有心思投錢去搞信息化。不敢投入或投入不足,直接導致ERP難實施,更難成功。


ERP成功實施的關鍵因素


  ERP成功實施的因素有很多,而且這些影響因素不是孤立存在的。總體來講,影響企業ERP成功的關鍵因素蘊含在項目的全過程,包括前期的選型、中間的實施和后期的運維三個階段。


1.引入ERP的動機直接決定能否實施成功


  企業實施ERP的動機表明為什么進行ERP建設,實施ERP的目的是什么?有的企業實施ERP源于外部競爭的壓力,或是企業內在成長的要求,由問題倒逼所致,這類企業有痛切的感受和明確的目標,實施工作自然做得扎實。


  然而,有的企業實施ERP是攀比跟風或形象工程,也有的企業是為了套取政府專項支持資金。這類企業實施ERP壓根就沒想去提高管理水平,解決企業的實際問題,只是走形式、做樣子,ERP自然是空架子。有什么樣的動機就有什么樣的行動,有什么樣的行動就會有什么樣的結果。企業ERP建設的動機,或者說企業決策者花錢做ERP項目的真實目的,決定了ERP應用的效果。


2.成功選型是ERP成功的第一步


  ERP廠商不是一次交易的對象,而是企業相伴成長的伙伴。企業選型面對的是若干ERP廠家訓練有素的銷售精英,難免斗智斗勇,幾番廝殺。如何保證招投標工作不走過場,避免選型人員徇私舞弊,專業、正派的項目經理人選至關重要。另外,建立聯席會議制度,設計評價指標體系,集體決策和量化分析也是降低個人因素影響的常用做法。


  選型時重點考察ERP廠家公司實力、產品匹配度、行業實施經驗、性價比、售后服務等幾個方面。當然,這僅僅是從技術層面把控ERP選型,企業在實際選型中要考慮的因素還很多。有的企業選擇ERP身不由己,不得不考慮政府部門、上級單位、客戶的推薦或指派,這是另外一種情況,不在本文探討的范圍。在中國這樣的人情社會中,技術以外的因素往往會左右最終決策。選對ERP有助于實施成功,但不能說沒選到最優的ERP就一定實施失敗。ERP對于企業來說同樣是沒有最好的,只有相對更合適。很多時候理想狀態下的“最優”是不存在的。總之,ERP選型沒有標準套路,沒有不變的模式,企業最后選擇誰必定是在信息不完全對稱,時間、資金等資源存在約束的情況下,各種力量博弈、利益平衡之后的結果。


3.科學組織實施是ERP成功的關鍵


  每個ERP項目千差萬別(項目具有獨特性),但決定項目成敗有其內在規律。企業信息化建設有個公認的等式:


  成功實施ERP=合適的軟件+有基礎的企業+精心的實施。


  要成功實施ERP,客戶企業要具備一定的基礎,包括管理、人才及相應的硬件設施等。ERP成功應用需要合適企業的軟件平臺,軟件不但能較好地滿足企業目前的業務需要,而且有靈活性和擴展性。除此之外,實施工作精心組織,科學管理,才能保證ERP項目成功上線。


  在企業信息化過程中,風險最大最不能把控的部分不在軟件本身,而是在實施過程。越是規模大、業務復雜多變的企業,這樣的情況越是突出。這也是為什么像SAP這樣的ERP廠家只做產品,產業鏈伙伴做實施交付的根本原因。ERP項目必須用項目管理的方法和思路去規范和管理項目實施過程。項目管理實踐中同時蘊含了技術和管理,有規律也有技巧。項目經理不僅僅要能做事,還要會做人。


  技術因素 ERP實施是一項知識與技能專業化很強的工作,要求具有豐富的行業及實施經驗的專業顧問遵循實施方法論要求,輔導客戶企業進行實施,并最終在質量、進度和成本等因素的約束下實現項目目標。實施中的技術因素主要包括:切實可行的實施方案,適當的業務流程改善,防止過度客戶化開發,避免需求蔓延,提前考慮系統間集成,確保基礎數據質量,注重上線前的模擬測試等方面。


  組織因素 企業和ERP廠商的顧問一同組成項目實施團隊,按照項目管理方法和要求,科學周密地組織項目實施。要提高ERP實施的成功率,項目團隊要能夠準確理解和貫徹企業戰略和領導意圖,特別是企業最高管理層要親自參與和領導項目實施,強化組織領導,以身作則,率先垂范,激勵和帶領團隊做好實施工作。ERP實施是一個知識轉移過程,也是工作方式轉變的過程,因此,宣傳培訓、溝通激勵和知識管理工作就顯得尤為重要。


  環境因素 ERP取得成功需要有合適的土壤和空氣,這就是實施中的環境因素。我國制造型企業早期野蠻生長,長期以來具有較重的人治化色彩,管理方式粗放、隨意,流程意識、規則意識不強,這對ERP推行是個嚴峻的挑戰。所以我們不但要關注國情和行業特殊要求這個大環境,還要關注企業自身這個小環境。優秀的項目經理在面對企業復雜的公司政治時,要善于與支持項目的人建立同盟,并肩戰斗,孤立項目的反對者,并努力為處于兩端的雙方創造雙贏的效果。


4.有效運維保障ERP持續成功


  系統上線并不是項目結束,而是標志項目從實施階段進入運維階段。重實施、輕運維,重上線、輕服務是導致ERP失敗的一大因素。實踐表明,系統上線初期是項目能否最終成功的關鍵時期,這個時期實施人員疲憊至極,容易松懈,然而各類問題卻接踵而至,如果沒有得到及時有效的處理,則前功盡棄。


  軟件即服務,運維工作就是通過不斷的持續優化服務,幫助企業解決關鍵業務問題,保障系統安全穩定運行。企業自身也要建立一套運維體系,培養自己的運維人員,企業內部運維人員要和廠商服務團隊一道,對系統進行持續優化,提高系統運行質量和效率。


  企業ERP建設需要持續投入,不斷優化。系統運維階段不能只注重短期利益而減少或停止投資,比如技術支持、軟件升級和加購、硬件更新換代、不間斷的人員培訓、管理優化等等。制造型企業數據量大,對系統的安全性、穩定性和效率要求高,建立一套完備的數據備份、恢復和災難防范機制,預防和規避數據安全風險顯得尤為重要。ERP的效益一定是在持續的應用和優化中逐步釋放的。


  ERP項目的成功是上述諸多因素共同作用的結果,然而任何一個因素的缺失都可能牽一發而動全身,導致項目失敗。ERP只是工具,管理和應用還是靠人。歸根到底,ERP系統的成敗,人是決定因素。只有正確處理好人、技術、管理三者的協調關系,只有認真研究和總結企業實施ERP的經驗和教訓,才能讓更多的企業在信息化建設中找準規律、少走彎路,ERP成功率才能大大提高。


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